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Sommaire

De la bonne gestion de sa messagerie

 Règles d’ordre général

  1. Faire une utilisation exclusive de la messagerie électronique académique (personnelle, fonctionnelle ou organisationnelle). Les communications professionnelles par message électronique doivent être faites uniquement via les messageries et adresses électroniques nominatives, fonctionnelles ou organisationnelles mises à disposition par l’institution. L’institution délivre ses informations sur ces seules adresses.
  2. La messagerie électronique mise à disposition de chaque agent ou structure est prioritairement à usage professionnel.
    Il n’est pas interdit d’utiliser une adresse professionnelle pour des communications privées. Cependant un tel usage doit rester raisonnable, tant dans la fréquence que la durée, et avoir un but non lucratif. L’utilisation à des fins personnelles ne doit pas nuire à la qualité du travail de l’utilisateur, au temps qu’il y consacre et au bon fonctionnement du service.
    Il est recommandé, pour un envoi sur une adresse professionnelle, de n’envoyer que des messages à caractère professionnel et pour des messages à caractère personnel, de privilégier une adresse non professionnelle.
  3. Créer un stockage spécifique pour ses données à caractère privé : tout ce qui n’est pas identifié explicitement comme « personnel » est réputé être professionnel de sorte que l’employeur peut y accéder librement. Il appartient à l’employé d’identifier les messages qui sont personnels. À défaut d’une telle identification, les messages sont présumés être professionnels.
    La nature personnelle d’un message peut figurer dans l’objet du message ou dans le nom du répertoire dans lequel il est stocké. Il appartient donc à l’utilisateur de procéder au stockage de ses données à caractère privé dans un espace de données explicitement prévu à cet effet (dénomination « personnel et privé » par exemple).

 Utilisation au quotidien

  • Paramétrer sa carte de visite [1] : le destinataire doit pouvoir identifier clairement et rapidement l’origine du message. Penser à programmer la carte de visite dans les messages « transférés » ou « en réponse ».
  • Lire, trier, classer, archiver ses messages reçus en fonction de l’émetteur et de l’objet du message.
  • Gérer son carnet d’adresses.
  • S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message (il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail).
  • Savoir résister à la tentation de lire tout et tout de suite (droit à la déconnexion).

 Paramétrer un message d’absence

En cas d’absence prolongée, penser à paramétrer :

  • un message d’absence dans la messagerie web, onglet "Paramètres" puis "Notifications d’absence"
    Mise en place de notifications d’absence dans la messagerie web
  • ou un transfert de messagerie dans la messagerie web, onglet "Paramètres" puis "Transfert de message".
Il est déconseillé d’utiliser ces fonctions pour des absences de courte durée.

 Conservation des messages

Chaque utilisateur doit organiser et mettre en œuvre les moyens nécessaires à la conservation des messages pouvant être indispensables ou simplement utiles en tant qu’éléments de preuve.

En cas d’utilisation abusive en nombre, en volume ou en espace de stockage, l’institution pourra être amenée à appliquer des limitations techniques (quotas) afin de garantir une efficacité et une disponibilité optimale du service de messagerie à tous les usagers.

Par ailleurs, pour des raisons de capacité technique et pour les espaces de messagerie des personnels, une suppression automatique des messages placés dans la corbeille depuis plus de 30 jours est planifiée.

Sur le même principe, les messages de plus de 2 ans (ou de plus de 365 jours pour les messageries n’ayant eu aucune connexion depuis au moins 2 ans) sont supprimés.

Si l’utilisateur souhaite conserver ces messages au-delà de ces délais, Il lui appartient de prendre les mesures de sauvegarde nécessaires.

 Mutation

L’agent qui change de poste doit :

  • envoyer un message à ses correspondants habituels leur indiquant la date de son départ et leur signalant la boîte aux lettres à laquelle ils devront envoyer leurs messages à partir de cette date au titre des fonctions qu’il quitte (boîte aux lettres de son successeur s’il est connu, boîte de l’intérimaire ou boîte fonctionnelle).
  • Juste avant son départ, archiver dans un fichier les messages qu’il doit transmettre à son successeur et remettre ce fichier au secrétariat ou à son supérieur hiérarchique.
  • Ré-aiguiller les messages qu’il reçoit après sa mutation et qui sont destinés à son ancien service.
Mise à jour : 21 janvier 2020