ac-amiens.fr

Sommaire

De la bonne façon de rédiger un courriel

 Objet

L’objet doit être explicite, clair et bref.

  • Indiquer un objet clair et correspondant parfaitement au contenu du message
  • Éviter de traiter plusieurs sujets dans un même message
  • En cas d’utilisation d’acronymes, préciser le libellé complet (pour éviter les possibles homonymies ou erreurs de compréhension)
  • Utiliser des mots clé pour signifier le type de message, et son caractère d’urgence ou de confidentialité :
    • Type de message : POUR INFORMATION, POUR TRAITEMENT, ENQUÊTE, RÉUNION, ODJ, CONTRIBUTION...
    • Caractère d’urgence : URGENT, TRÈS URGENT (Donner une temporalité au caractère d’urgence de la réponse, donner une date butoir)

 Corps du message

  • Identifier le destinataire (à l’attention de M….)
  • En cas d’attente de réponse, le préciser ainsi que la date de retour
  • Écrire le message en texte brut, sans effets de mise en forme
  • Un message doit se suffire à lui-même : il peut être utile de rappeler les échanges précédents lorsqu’une personne est en copie du courriel et n’a pas suivi les échanges précédents
  • En cas de courriel dont l’objet est la transmission d’une pièce jointe, rappeler rapidement dans le corps du message l’objet et le contenu de la pièce jointe (éventuellement le format)
  • Signer le message : le destinataire doit pouvoir identifier clairement et rapidement l’origine du message (nom, prénom, fonction, coordonnées)
  • Salutations (variable selon la qualité du destinataire - on écrit : « cordialement » et non « Cdt »)
  • Éviter le tout en majuscules.

 Pièces jointes

  • Ne pas en abuser. S’interroger sur la pertinence de leur envoi.
  • Si les pièces jointes sont trop volumineuses, elles risquent de ne pas être envoyées ou réceptionnées. Préférer l’utilisation d’un site de dépôt, d’un site de partage ou d’un mode de compression. Vous pouvez utiliser le portail intranet académique (PIA Portail Intranet Académique ) ou FILEX.
  • N’envoyer en pièce jointe que des documents non disponibles sur un site web sinon envoyer le lien.

 Destinataire(s)

L’utilisateur doit s’assurer de l’identité et de l’exactitude des adresses des destinataires des messages.

Il doit veiller à ce que la diffusion des messages soit limitée aux seuls destinataires concernés :

  • Cibler de manière précise le ou les destinataire(s).
  • Limiter l’envoi aux destinataires réellement concernés.
  • Utiliser avec modération les fonctions « copie conforme » ou « copie cachée ».
    Pour rappel, la fonction « copie cachée » permet d’envoyer un courriel à un grand nombre de destinataires sans que ceux-ci puissent utiliser la fonction « répondre à tous » (ce qui évite notamment les réponses intempestives) et permet l’impression d’un courriel sans faire apparaître une liste de destinataires trop importante (économie de papier).
  • Vérifier, avant envoi, la liste des destinataires. Faire attention :
    • aux adresses suggérées par la messagerie,
    • aux fonctionnalités : « répondre » / « répondre à tous » : selon les paramétrages de la messagerie, « répondre » = « répondre à tous »,
    • au(x) destinataire(s) d’une réponse à un courriel « transféré » (« fwd »), ou à un courriel transmis en pièce jointe : le destinataire sera le primo-rédacteur.

 Demande d’accusé de réception

En limiter l’utilisation au strict nécessaire (impérieuse nécessité). L’accusé de réception pollue les messageries et leur utilisation. Tout message n’appelle pas de réponse ou accusé de réception.

 Qualité et contenu du courriel

Un courriel est un écrit qui exige le respect des règles de la correspondance (grammaire, orthographe, syntaxe, forme). Il est en outre une preuve ou un commencement de preuve.

Il faut donc être clair, correct et prudent. Pour des courriels complexes ou sensibles, il est recommandé de les préparer en mode brouillon, et les relire et/ou les faire relire.

Le courriel n’est pas un mode de communication idéal. Il faut donc parfois s’interroger sur la pertinence du média utilisé pour la réponse (courriel, courrier, échange verbal…).

Mise à jour : 25 mars 2020