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Service de saisine par voie électronique

Mise à jour : 9 juin 2016

Il est accessible depuis l’ensemble des pages du site académique grâce au bloc "Contacts et services" dans le coin inférieur gauche de l’écran.

 I. Définition et objet

1/ L’espace "nous contacter" (ci-après dénommé "le service") est un téléservice mis en œuvre par le rectorat de l’académie d’Amiens (ci-après dénommé "le rectorat") contribuant à simplifier les démarches administratives des usagers. Il est disponible à partir de différentes pages du site de l’académie d’Amiens.

L’utilisation du site, qui est gratuite et facultative, emporte acceptation par l’usager des présentes conditions générales d’utilisation dont les modalités s’imposent à lui, conformément aux dispositions du 2e alinéa de l’article L. 112-9 du code des relations entre le public et l’administration. Dans tous les cas, à la date de la première utilisation par l’usager, les conditions générales sont réputées lues et acceptées.

2/ Le service permet à l’usager de contacter le rectorat ou certains de ses services déconcentrés. Il permet de renseigner en ligne un formulaire tendant à faire une demande, faire une déclaration ou demander un document lié à une démarche administrative ou à donner une information (article L. 112-8 du code des relations entre le public et l’administration), et d’y joindre des pièces justificatives.

Lorsqu’il n’existe pas de téléprocédure dédiée à une démarche administrative précise ouverte au droit de saisine par voie électronique ou d’adresse électronique destinée à recevoir les envois du public, (au sens du 2e alinéa de l’article L. 112-9 du code des relations entre le public et l’administration), le présent formulaire est le moyen unique de saisine par voie électronique de l’autorité administrative (article L. 112-9 du code des relations entre le public et l’administration et article 3 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015)

Le service ne permet pas de saisir l’administration lorsqu’ une démarche a été exclue du droit de saisine par voie électronique par le décret n° 2015-1410 du 5 novembre 2015 relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique (ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche) ni d’effectuer une démarche pour laquelle une téléprocédure dédiée ou un autre dispositif destiné à recevoir les envois du public, au sens du 2e alinéa de l’article L. 112-9 du code des relations entre le public et l’administration, existe.

 II. Fonctionnement du service

1/ Lors de l’inscription au service, l’usager s’identifie en fournissant ses nom, prénom, adresse postale et adresse électronique (article 2 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique).

S’il s’agit d’une entreprise, elle indique son numéro d’inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements, s’il s’agit d’une association, elle indique son numéro d’inscription au répertoire national des associations (article 2 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique).

Le service affiche à l’écran un récapitulatif des éléments renseignés par l’usager afin que celui-ci puisse les vérifier et les confirmer, en y joignant, si besoin, les pièces nécessaires au traitement de sa demande. Ces pièces doivent être exclusivement au format .pdf, .jpg ou .jpeg sans comporter de mot de passe. Leur nombre est limité à trois et la taille maximale de l’ensemble des fichiers transmis ne doit pas excéder cinq méga-octets (5 Mo).

Après confirmation par l’usager, la demande est transmise au service administratif compétent.

L’envoi du formulaire par l’usager par voie électronique vaut signature de celui-ci.

Conformément à l’article L 112-14 du code des relations entre le public et l’administration, l’adresse électronique communiquée par l’usager peut être utilisée par l’autorité administrative compétente pour répondre à la demande ou à l’envoi.

Après envoi, l’usager reçoit instantanément, à l’adresse électronique communiquée à cet effet, un accusé d’enregistrement daté qui comprend copie de son message.

Dans le cas d’une demande, d’une déclaration, du dépôt d’un document ou d’une demande d’information au sens de l’article L. 112-8 du code des relations entre le public et l’administration, un accusé de réception est envoyé à l’usager dans les 7 jours à compter de la réception de la demande. Cet accusé de réception comporte la date de réception et les coordonnées du service en charge du dossier.

Les délais précités ne s’appliquent qu’à compter de la saisine de l’administration compétente (article 6 du Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique).

Lorsqu’il s’agit d’une demande, cet accusé comporte les mentions suivantes :

  • La date de réception de l’envoi électronique effectué par l’usager ;
  • La désignation, l’adresse postale et, le cas échéant, électronique ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier.

S’il s’agit d’une demande, l’accusé de réception indique en outre si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d’acceptation ou à une décision implicite de rejet ainsi que la date à laquelle, à défaut d’une décision expresse, et sous réserve que la demande soit complète, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée.

Dans le premier cas, l’accusé de réception mentionne la possibilité offerte au demandeur de se voir délivrer l’attestation prévue à l’article L. 232-3 du code des relations entre le public et l’administration. Dans le second cas, il mentionne les délais et les voies de recours à l’encontre de la décision. (art. 5 du Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique).

Postérieurement à sa demande initiale, l’usager peut la compléter en remplissant en ligne un nouveau formulaire ou en s’adressant directement par courriel au service instructeur mentionné dans l’accusé de réception. Il doit alors préciser obligatoirement le numéro de référence de sa demande initiale, mentionné dans l’accusé de réception.

Lorsque la saisine effectuée par l’usager est incomplète, les pièces et informations manquantes lui seront indiquées ainsi que le délai fixé pour la réception de celles-ci (article 8 du décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique).

2/ L’utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du service, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :

  • Firefox version 31 et supérieure
  • Safari version 7 et supérieure
  • Internet Explorer version 10 et supérieure
  • Chrome version 35 et supérieure

 III. Disponibilité et évolution du service

Le service est disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Le rectorat se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L’indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du service, l’usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au service, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

 IV. Traitement des données à caractère personnel

Le rectorat s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Les droits d’accès, de rectification et d’opposition prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés peuvent s’exercer auprès du Rectorat de l’académie d’Amiens 20, Boulevard d’Alsace-Lorraine 80063 Amiens cedex 9.

La rectorat s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

 V. Traitement des demandes abusives ou frauduleuses

Aucun accusé de réception ne sera envoyé dans les cas d’envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou d’envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

 VI. Engagements et responsabilité

L’usager du Service s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, le rectorat se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Ce service contribue à simplifier les démarches administratives des usagers en lui permettant de contacter le ministère et certains de ces services déconcentrés.

 Textes officiels

Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.

Ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives modifiée.

Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique

Décret n° 2015-1410 du 5 novembre 2015 relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique (ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche)

Décret n° 2015-1427 du 5 novembre 2015 portant modification du décret n° 95-681 du 9 mai 1995 fixant les conditions d’inscription des candidats aux concours d’accès à la fonction publique de l’Etat par voie électronique et son extension à la fonction publique hospitalière

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