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Sommaire

Quelques règles de bonne utilisation du courrier électronique

 De la bonne façon de rédiger un courriel

Objet

L’objet doit être explicite, clair et bref.

  • Indiquer un objet clair et correspondant parfaitement au contenu du message
  • Éviter de traiter plusieurs sujets dans un même message
  • En cas d’utilisation d’acronymes, préciser le libellé complet (pour éviter les possibles homonymies ou erreurs de compréhension)
  • Utiliser des mots clé pour signifier le type de message, et son caractère d’urgence ou de confidentialité :
    • Type de message : POUR INFORMATION, POUR TRAITEMENT, ENQUÊTE, RÉUNION, ODJ, CONTRIBUTION...
    • Caractère d’urgence : URGENT, TRÈS URGENT (Donner une temporalité au caractère d’urgence de la réponse, donner une date butoir)

Corps du message

  • Identifier le destinataire (à l’attention de M….)
  • En cas d’attente de réponse, le préciser ainsi que la date de retour
  • Écrire le message en texte brut, sans effets de mise en forme
  • Un message doit se suffire à lui-même : il peut être utile de rappeler les échanges précédents lorsqu’une personne est en copie du courriel et n’a pas suivi les échanges précédents
  • En cas de courriel dont l’objet est la transmission d’une pièce jointe, rappeler rapidement dans le corps du message l’objet et le contenu de la pièce jointe (éventuellement le format)
  • Signer le message : le destinataire doit pouvoir identifier clairement et rapidement l’origine du message (nom, prénom, fonction, coordonnées)
  • Salutations (variable selon la qualité du destinataire - on écrit : « cordialement » et non « Cdt »)
  • Éviter le tout en majuscules.

Pièces jointes

  • Ne pas en abuser. S’interroger sur la pertinence de leur envoi.
  • Si les pièces jointes sont trop volumineuses, elles risquent de ne pas être envoyées ou réceptionnées. Préférer l’utilisation d’un site de dépôt, d’un site de partage ou d’un mode de compression. Vous pouvez utiliser le portail intranet académique (PIA Portail Intranet Académique ) ou FILEX).
  • N’envoyer en pièce jointe que des documents non disponibles sur un site web sinon envoyer le lien.

Destinataire(s)

L’utilisateur doit s’assurer de l’identité et de l’exactitude des adresses des destinataires des messages.

Il doit veiller à ce que la diffusion des messages soit limitée aux seuls destinataires concernés :

  • Cibler de manière précise le ou les destinataire(s).
  • Limiter l’envoi aux destinataires réellement concernés.
  • Utiliser avec modération les fonctions « copie conforme » ou « copie cachée ».
    Pour rappel, la fonction « copie cachée » permet d’envoyer un courriel à un grand nombre de destinataires sans que ceux-ci puissent utiliser la fonction « répondre à tous » (ce qui évite notamment les réponses intempestives) et permet l’impression d’un courriel sans faire apparaître une liste de destinataires trop importante (économie de papier).
  • Vérifier, avant envoi, la liste des destinataires. Faire attention :
    • aux adresses suggérées par la messagerie,
    • aux fonctionnalités : « répondre » / « répondre à tous » : selon les paramétrages de la messagerie, « répondre » = « répondre à tous »,
    • au(x) destinataire(s) d’une réponse à un courriel « transféré » (« fwd »), ou à un courriel transmis en pièce jointe : le destinataire sera le primo-rédacteur.

Demande d’accusé de réception

En limiter l’utilisation au strict nécessaire (impérieuse nécessité). L’accusé de réception pollue les messageries et leur utilisation. Tout message n’appelle pas de réponse ou accusé de réception.

Qualité et contenu du courriel

Un courriel est un écrit qui exige le respect des règles de la correspondance (grammaire, orthographe, syntaxe, forme). Il est en outre une preuve ou un commencement de preuve.

Il faut donc être clair, correct et prudent. Pour des courriels complexes ou sensibles, il est recommandé de les préparer en mode brouillon, et les relire et/ou les faire relire.

Le courriel n’est pas un mode de communication idéal. Il faut donc parfois s’interroger sur la pertinence du média utilisé pour la réponse (courriel, courrier, échange verbal…).

 De la bonne gestion de sa messagerie

Règles d’ordre général

  1. Faire une utilisation exclusive de la messagerie électronique académique (personnelle, fonctionnelle ou organisationnelle). Les communications professionnelles par message électronique doivent être faites uniquement via les messageries et adresses électroniques nominatives, fonctionnelles ou organisationnelles mises à disposition par l’institution. L’institution délivre ses informations sur ces seules adresses.
  2. La messagerie électronique mise à disposition de chaque agent ou structure est prioritairement à usage professionnel.
    Il n’est pas interdit d’utiliser une adresse professionnelle pour des communications privées. Cependant un tel usage doit rester raisonnable, tant dans la fréquence que la durée, et avoir un but non lucratif. L’utilisation à des fins personnelles ne doit pas nuire à la qualité du travail de l’utilisateur, au temps qu’il y consacre et au bon fonctionnement du service.
    Il est recommandé, pour un envoi sur une adresse professionnelle, de n’envoyer que des messages à caractère professionnel et pour des messages à caractère personnel, de privilégier une adresse non professionnelle.
  3. Créer un stockage spécifique pour ses données à caractère privé : tout ce qui n’est pas identifié explicitement comme « personnel » est réputé être professionnel de sorte que l’employeur peut y accéder librement. Il appartient à l’employé d’identifier les messages qui sont personnels. À défaut d’une telle identification, les messages sont présumés être professionnels.
    La nature personnelle d’un message peut figurer dans l’objet du message ou dans le nom du répertoire dans lequel il est stocké. Il appartient donc à l’utilisateur de procéder au stockage de ses données à caractère privé dans un espace de données explicitement prévu à cet effet (dénomination « personnel et privé » par exemple).

Utilisation au quotidien

  • Paramétrer sa carte de visite [1] : le destinataire doit pouvoir identifier clairement et rapidement l’origine du message. Penser à programmer la carte de visite dans les messages « transférés » ou « en réponse ».
  • Lire, trier, classer, archiver ses messages reçus en fonction de l’émetteur et de l’objet du message.
  • Gérer son carnet d’adresses.
  • S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message (il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail).
  • Savoir résister à la tentation de lire tout et tout de suite (droit à la déconnexion).
  • En cas d’absence prolongée, penser à paramétrer un message d’absence [2] ou un transfert de messagerie [3]. Il est déconseillé d’utiliser cette fonction pour des absences de courte durée.

Conservation des messages

Chaque utilisateur doit organiser et mettre en œuvre les moyens nécessaires à la conservation des messages pouvant être indispensables ou simplement utiles en tant qu’éléments de preuve.

En cas d’utilisation abusive en nombre, en volume ou en espace de stockage, l’institution pourra être amenée à appliquer des limitations techniques (quotas) afin de garantir une efficacité et une disponibilité optimale du service de messagerie à tous les usagers.

Par ailleurs, pour des raisons de capacité technique et pour les espaces de messagerie des personnels, une suppression automatique des messages placés dans la corbeille depuis plus de 30 jours est planifiée.

Sur le même principe, les messages de plus de 2 ans (ou de plus de 365 jours pour les messageries n’ayant eu aucune connexion depuis au moins 2 ans) sont supprimés.

Si l’utilisateur souhaite conserver ces messages au-delà de ces délais, Il lui appartient de prendre les mesures de sauvegarde nécessaires.

Mutation

L’agent qui change de poste doit :

  • envoyer un message à ses correspondants habituels leur indiquant la date de son départ et leur signalant la boîte aux lettres à laquelle ils devront envoyer leurs messages à partir de cette date au titre des fonctions qu’il quitte (boîte aux lettres de son successeur s’il est connu, boîte de l’intérimaire ou boîte fonctionnelle).
  • Juste avant son départ, archiver dans un fichier les messages qu’il doit transmettre à son successeur et remettre ce fichier au secrétariat ou à son supérieur hiérarchique.
  • Ré-aiguiller les messages qu’il reçoit après sa mutation et qui sont destinés à son ancien service.
Mise à jour : 27 mars 2019