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Recrutement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) au GIP FORINVAL

Publiée le 6 mars 2019

Sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale et du Directeur, la personne recrutée aura pour mission d’assurer la gestion administrative et financière concourant au fonctionnement du service et à son intervention dans le domaine de portage de réponse et de suivi d’appels d’offre à envergure régionale et suppra pour le compte du Réseau de la Formation Continue de l’éducation nationale.

Le poste est basé au siège du GIP-FORINVAL (4 rue de Noyon à AMIENS) ; il est à pourvoir pour le 8 avril 2019.

 Activités principales

La personne recrutée sera chargée de :

Assurer l’appui au suivi administratif des données d’activités des marchés

  • Identifier les interlocuteurs internes et externes,
  • Contribuer à la préparation, la communication et l’accompagnement des procédures de suivi auprès des réalisateurs,
  • Établir les conventions de groupement, les bons de commande et en assurer leur suivi (retour signature),
  • Ouvrir les droits de saisie de l’outil système du commanditaire (ex : ARGOS …) aux réalisateurs,
  • Être l’interface entre le commanditaire et les réalisateurs par rapport à la programmation des sessions, la réception des bons de commande, la réception des dossiers administratifs,
  • Vérifier le démarrage des actions dans le respect des procédures,
  • Veiller au suivi administratif et financier des actions : adresse le dossier
  • type administratif aux réalisateurs (feuilles d’émargement, enquête satisfaction…)
  • Le cas échéant, assurer la logistique des réunions (réservation de salle, envoi des invitations, diaporama, rédaction des comptes rendus…)
  • Organiser et assurer le classement des dossiers de manière pragmatique, en prévision d’un contrôle du mandataire et/ou du commanditaire,
  • Capitaliser, mutualiser et organiser les données (moyens humains, matériels et pédagogiques) en vue de participer à l’approvisionnement du centre de ressources.

Assurer le contrôle de réalisation des actions

  • Informer les équipes sur les points de contrôle, documents à utiliser,
  • Collecter et contrôler l’ensemble des documents de réalisations pédagogiques provenant du marché (émargements et/ou récapitulatif suivi de participants, questionnaire de satisfaction), relancer si nécessaire,
  • Mettre en place les indicateurs du commanditaire et en assurer le suivi (abandons, réussite, sorties positives…)
  • Bâtir des tableaux de bord permettant d’assurer le suivi du marché et d’assurer le compte rendu auprès de la responsable du pôle appel d’offre et suivi des marchés,
  • Mesurer les écarts entre le conventionnement et la réalisation en vue d’apporter collectivement des mesures correctives,
  • Assurer le relais et les relations avec le commanditaire et/ou le mandataire et/ou les membres du groupement,
  • Mesurer les éléments de satisfaction.

Appui au suivi financier

  • En lien avec le service gestion, assurer le premier contrôle des factures de réalisation (adéquation avec les heures émargées, les données recueillies et la facturation),
  • Compléter les éléments nécessaires au reversement des paiements aux GRETA Groupement d’établissements pour la formation continue et/ou cotraitants,
  • Consolider l’ensemble des éléments financiers permettant l’évaluation du marché.

Préparer les réponses aux appels d’offre en réseau

 Profil du candidat

Connaissances

  • Environnement de l’éducation et de la formation continue,
  • Connaissance de la réglementation des marchés publics,
  • Connaissance du contexte juridique et réglementaire spécifique aux appels d’offres.

Compétences opérationnelles/comportementales

  • Travailler en équipe,
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles,
  • Utiliser les outils bureautiques,
  • Enregistrer et classer des documents,
  • Savoir rendre compte,
  • Capacité d’adaptation,
  • Capacité à respecter les délais et capacités d’anticipation, organisation,
  • Capacité à gérer le stress,
  • Rigueur/fiabilité,
  • Discrétion,
  • Aisance relationnelle,
  • Capacité d’écoute,
  • Bonne capacité rédactionnelle,
  • Rigoureux (se),
  • Réactivité, disponibilité,

Ce poste est ouvert à toutes personnes en situation de handicap.

 Type de contrat et durée de la mission

Le poste est ouvert :

  • Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD d’un minimum d’un an reconductible.
  • Aux titulaires de catégorie B ou C par voie de détachement ou mise à disposition, sous réserve d’un avis favorable de l’administration de rattachement

 Contact

Envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Directeur du GIP-FORINVAL avant le 1er avril 2019.

Mise à jour : 6 mars 2019